Menu

Protocol bescherming vertrouwelijke gegevens Stichting Gooise Academie voor Beeldende Kunsten (versie 6 september 2018)

 

1. Waarom dit protocol?

 

Dit protocol geeft aan hoe de Gooise Academie voor Beeldende Kunsten (hierna “de Academie”) omgaat met de aan haar verstrekte gegevens.

 

De Academie heeft te maken met de gegevens van cursisten, leveranciers, docenten bestuursleden en vrijwilligers.

 

De academie vermeldt op de website dat zij die een relatie aangaan met de Academie zich bewust zijn van het feit dat zij enkele algemene persoonsgegevens beschikbaar stellen die op onderstaande wijze worden gebruikt. De gebruiker “tekent“ daarvoor door een vakje aan te vinken.

 

2. Welke gegevens heeft de Academie?

 

Van de cursisten: naam, geboorte jaar, adres, telefoonnummer, e-mail en bankrekeningnummer. Van bestuursleden en vrijwilligers: naam, geboorte jaar, adres, telefoonnummer, e-mail en bankrekeningnummer.

 

Van de docenten: idem en het CV / vakgebied

 

Van leveranciers: naam adres en betaalgegevens

 

3. Waarom heeft de academie die gegevens nodig?

 

De Academie verzorgt cursussen waarvoor cursisten zich moeten inschrijven en betalen Docenten zijn zelfstandigen (ZZP-er) en de academie een factuur sturen.

 

Bestuursleden en vrijwilligers kunnen een (vrijwilligers)vergoeding krijgen voor hun activiteiten Leveranciers sturen facturen voor de geleverde diensten en producten.

 

Enkele leveranciers (accountant, externe administrateur, automatiseerder) hebben vanuit hun rol toegang tot de onder 2 genoemde gegevens.

 

4. Wat doet de Academie met die gegevens?

 

Op basis van die gegevens kan de academie de cursussen organiseren, betrokkenen informeren , administratie voeren en planningen maken.

 

Elke docent krijgt bij het begin van en cursus(jaar) een lijstje van zijn / haar cursisten.

 

5. Hoe zijn de gegevens beveiligd?

 

De bestanden staan op de beveiligde computer van het automatiseringsbedrijf, thans Go2People. In principe hebben alleen de administrateur en het bestuurslid dat de cursisten registreert toegang tot die gegevens. Diegenen die kunnen beschikken over de bestanden zullen deze gegevens nooit delen met anderen en al hetgeen doen dat nodig is om datalekken te voorkomen.

 

Met leveranciers die toegang (kunnen) hebben tot bestanden worden/zijn bewerkersovereenkomsten gesloten.

 

6. Wat zijn de verplichtingen van bestuur, docenten en vrijwilligers?

 

Al diegenen die (kunnen) beschikken over gegevens zoals bedoeld onder punt 2 verplichten zich tot geheimhouding daarvan tenzij daartoe bevoegde autoriteiten anders besluiten. Indien onverhoopt toch een datalek wordt geconstateerd informeert de betrokken functionaris onverwijld het bestuur. Het bestuur neemt die maatregelen die gegeven de omstandigheden noodzakelijk zijn.

 

7. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

 

De gegevens worden bewaard tot ten hoogste twee jaar nadat een cursist een cursus volgde, de docent les gaf, een leveranciersverhouding bestond met een leverancier. Dan wel zolang de wet voorschrijft dat data moeten worden bewaard.

 

Ieder die betrokken is bij de academie kan om inzage in of vernietiging van zijn gegevens verzoeken, tenzij de wetgever zich daartegen verzet. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan de secretaris van de

 

Gooise Academie voor Beeldende Kunsten,
Brink 27A,
1251KS Laren.

 

e-mails gericht aan de academie worden bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling van de inhoud daarvan behoudens in die gevallen dat het de ontvanger goed lijkt de mail op te slaan omdat op een later moment een vervolg mogelijk kan blijken te zijn.

 

8. Hoe gaat de Academie om met Facebook, Twitter, Pinterest, LinkedIn?

 

De Academie maakt voor de website onder andere gebruik van de diensten van Google, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube. De gegevens die zij genereren worden door de Academie slechts gebruikt om potentiele cursisten de juiste informatie te verstrekken. De gegevens zijn niet herleidbaar tot individuele gegevens. Op basis van die gegevens wordt de werking van de website geoptimaliseerd.
Alle genoemde leveranciers hebben hun eigen privacy beleid. De Academie heeft daar geen invloed op. De Academie heeft Google geen toestemming gegeven de gegevens te gebruiken voor andere Google diensten.

 

Bezoekers van de website zullen zien dat de academie cookies gebruikt; deze functie is uit te zetten via eigen browser van de bezoeker van de website.

 

9. Beschikt de Academie over beeldmateriaal?

 

De Academie beschikt over foto’s en video opnamen van de cursussen waarop docenten, modellen, cursisten en vrijwilligers te zien kunnen zijn. Die worden uitsluitend gebruikt om de website attractief te maken. Wij doen ons best betrokkenen voordat wij hen in beeld brengen daarvoor toestemming te vragen. Mocht onverhoopt toch beeldmateriaal waarvoor geen toestemming is verleend op de website staan, dan verwijdert de Academie die beelden onverwijld als daarom wordt verzocht.

 

10. Wie is aanspreekpunt bij de Academie als er vragen zijn?

 

In eerste instantie de secretaris van het bestuur. Zie punt 7.

 

11. Slotbepalingen

 

De Academie kan op elk gewenst moment besluiten tot wijziging van de dit protocol. Daarvoor is een besluit nodig van het bestuur. Nadat de tekst is vastgesteld wordt daarvan mededeling gedaan op de website.

 

    Deel deze pagina: